Organisaatioissa puhutaan paljon viestinnästä, mutta harvoin pysähdytään miettimään, mitä sillä oikeastaan tarkoitetaan. Miten vuorovaikutus eroaa tästä? On helppo ajatella, että kun tieto liikkuu, viestintä toimii. Mutta tiedon siirtäminen ei vielä tarkoita ymmärrystä, osallistumista tai sitoutumista. On eri asia lähettää sähköposti tai julkaista uutinen intranetissä kuin käydä aito, merkityksellinen keskustelu, jossa syntyy yhteistä näkemystä ja uusia oivalluksia.
Viestintä voi olla yksisuuntaista tiedottamista, mekaanista tiedon välittämistä tai strategista sisäistä viestintää – mutta se voi myös olla elävä vuorovaikutustilanne, jossa jokaisella on mahdollisuus vaikuttaa ja tulla kuulluksi. Jos organisaatio keskittyy vain tiedon kuljettamiseen, se voi ylläpitää toimintaa, mutta ei synnytä aitoa yhteyttä ihmisten välille. Mikä sitten erottaa tiedottamisen, tiedon välittämisen, sisäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen toisistaan – ja miksi sillä on väliä?
Tiedottaminen – yksisuuntaista viestintää ilman vuorovaikutusta
Tiedottaminen on yksisuuntaista. Se on viestin lähettämistä ilman odotusta vastauksesta, kuin ilmoitustaulu, joka kertoo tärkeät asiat, mutta ei ota kantaa siihen, ymmärrettiinkö ne tai mitä niistä ajatellaan. Tiedottaminen on tehokasta silloin, kun tavoitteena on jakaa selkeitä faktoja, kuten ohjeita tai aikatauluja, mutta se ei itsessään synnytä keskustelua tai osallisuutta.
Tiedon välittäminen – informaation siirtämistä ilman keskustelua
Tiedon välittäminen on askel pidemmälle, sillä siinä tieto siirtyy ihmiseltä toiselle. Se voi tapahtua organisaation sisällä eri tasoilla ja yksiköiden välillä. Vaikka tiedon välittäminen voi olla vuorovaikutteisempaa kuin pelkkä tiedottaminen, se ei vielä tarkoita, että tieto herättää ymmärrystä tai johtaa yhteiseen ajatteluun. Tieto voi kulkea tehokkaasti, mutta jos sen mukana ei kulje mahdollisuutta kysymyksille, pohdinnalle tai eri näkökulmien käsittelylle, se jää pintapuoliseksi informaation siirroksi.
Sisäinen viestintä – tiedon kulun ja yhteisöllisyyden yhdistelmä
Sisäinen viestintä pitää sisällään sekä tiedottamisen että tiedon välittämisen, mutta parhaimmillaan se on paljon enemmän. Sen tavoitteena on rakentaa yhteistä ymmärrystä ja pitää kaikki mukana organisaation toiminnassa. Kuitenkin, jos sisäinen viestintä jää vain virallisiksi viesteiksi ja raportoinniksi, se voi tuntua etäiseltä ja mekaaniselta. Vaikka tieto liikkuu, se ei vielä synnytä aitoa yhteyttä ihmisten välille.
Vuorovaikutus – aktiivista ymmärryksen rakentamista
Vuorovaikutus taas on jotakin aivan muuta. Siinä ei ole kyse vain tiedon siirtämisestä, vaan ajatusten ja merkitysten vaihtamisesta. Se on dynaamista, moniäänistä ja vaikuttaa kaikkiin osapuoliin. Vuorovaikutus edellyttää kuuntelua, reagointia ja tilaa keskustelulle. Se ei ole pelkkää viestien vastaanottamista, vaan aktiivista osallistumista ja yhteisen ymmärryksen rakentamista.
Siinä missä tiedottaminen voi olla yksisuuntaista ja tiedon välittäminen neutraalia, vuorovaikutus herättää tunteita, kysymyksiä ja oivalluksia. Se ei ole pelkästään sitä, että joku puhuu ja toinen kuuntelee – se on yhdessä ajattelua ja uuden synnyttämistä.
Miten tiedon kulku muuttuu aidoksi vuorovaikutukseksi?
Organisaatiot, jotka keskittyvät vain tiedottamiseen ja tiedon siirtämiseen, voivat huomata, että vaikka viestit liikkuvat, ne eivät välttämättä vaikuta ihmisiin. Toisaalta ne, jotka panostavat vuorovaikutukseen, luovat ilmapiirin, jossa työntekijät eivät vain saa tietoa, vaan voivat myös vaikuttaa siihen, miten se ymmärretään ja käytetään.
Vuorovaikutus tekee tiedosta elävää ja merkityksellistä – se muuttaa viestinnän monologista dialogiksi.