Osallistamisen lisääminen työpaikalla on keskeinen keino parantaa henkilöstön sitoutumista, lisätä motivaatiota ja kehittää organisaation toimintaa. Onnistuneen osallistamisen suunnittelu edellyttää huolellista valmistelua ja sopivien menetelmien valintaa. Tässä blogitekstissä käsittelemme vaihe vaiheelta, miten voit edistää osallistamista omalla työpaikallasi.
1. Valitse sopiva menetelmä
Ensimmäinen askel on miettiä, miten haluat henkilöstön osallistuvan organisaation kehittämiseen. Eri menetelmillä voidaan kerätä tietoa eri tavoin. Verkkokyselyt, työpajat, tiimidialogit ja viestintäalustat ovat esimerkkejä erilaisista osallistamistavoista. Kasvotusten tapahtuva dialogi voi syventää ymmärrystä ja tuoda esiin ideoita, joita ei välttämättä ilmene verkkomenetelmillä. Valitse menetelmä, joka parhaiten tukee haluttuja tavoitteita ja huomioi henkilöstön erilaiset tarpeet. Mikäli olet epävarma, voit aina pyytää tukea HR-osastolta tai kollegoilta, joilla on kokemusta osallistamisesta. Mikäli olet kiinnostunut dialogista osallistamisen menetelmänä, me autamme mielellämme.
2. Kutsu henkilöstö mukaan kehittämään
Osallistaminen ei toimi ilman avointa viestintää. Kerro henkilöstölle, miten ja milloin he voivat osallistua yhteiskehittämiseen. Voit kutsua heidät mukaan esimerkiksi sähköpostilla, teamsissä tai henkilöstökokouksessa. Erityisen tärkeää on huolehtia siitä, että koko henkilöstö, myös etätyöntekijät ja osa-aikaiset, saavat mahdollisuuden osallistua. Näin varmistetaan, että koko organisaatio voi vaikuttaa tuleviin muutoksiin ja jokainen kokee tulevansa otetuksi huomioon.
3. Toteuta osallistumismahdollisuus
Kun osallistumiskanava on suunniteltu, on aika toteuttaa se. On tärkeää varmistaa, että osallistuminen on helppoa ja saavutettavaa kaikille. Esimerkiksi verkkokyselyissä saavutettavuus tarkoittaa selkeää kieltä ja helppoa käyttöliittymää. Työpajoissa taas on huomioitava, että osallistujilla on riittävästi aikaa ja tilaa jakaa ajatuksiaan. Vuorovaikutuksen on oltava kannustavaa ja avointa, jotta kaikki tuntevat voivansa tuoda mielipiteensä esiin. Varsinkin läsnä olevissa kohtaamisissa psykologinen turvallisuus nousee kriittiseksi tekijäksi, jotta ihmiset voivat jakaa ajatuksiaan ja tunteitaan suoraan.
4. Viesti tuotoksista
Osallistumisen jälkeen on tärkeää kertoa henkilöstölle, mitä heidän antamillaan tiedoilla tehdään. Kerro selkeästi, miten heidän ehdotuksensa vaikuttavat päätöksentekoon ja mitkä toimenpiteet ovat käynnissä. Tämä lisää henkilöstön luottamusta siihen, että heidän mielipiteitään arvostetaan ja että osallistuminen johtaa konkreettisiin tuloksiin.
5. Konkretisoi kerätty ymmärrys
Kerätty tieto ja ymmärrys täytyy viedä konkreettisiin toimenpiteisiin. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi päätöksenteon tukemista tai uusien käytäntöjen luomista organisaatiossa. On tärkeää, että henkilöstö näkee osallistumisen tulokset arjessa. Tämä tekee osallistumisesta merkityksellistä ja kannustaa osallistumaan myös tulevaisuudessa.
6. Viesti osallistumisen vaikutuksista
Lopuksi, viesti henkilöstölle, miten heidän osallistumisensa on vaikuttanut organisaatioon. Tämä voi tarkoittaa sisäistä tiedotusta tai tiimipalavereita, joissa kerrotaan uusista käytännöistä ja muutoksista. Viestintä lisää läpinäkyvyyttä ja antaa henkilöstölle konkreettisen kuvan siitä, miten heidän panoksensa on otettu huomioon. Tämä ei ainoastaan vahvista osallistamisen kulttuuria, vaan myös motivoi heitä osallistumaan jatkossakin.
Osallistamisen kulttuurin luominen työpaikalle edellyttää pitkäjänteistä työtä ja luottamuksen rakentamista. Kun osallistuminen on aitoa ja sen tulokset näkyvät konkreettisesti, henkilöstön sitoutuminen ja motivaatio kasvaa. Siksi on tärkeää, että osallistumisesta tulee osa arkea ja että jokainen tuntee voivansa vaikuttaa organisaation toimintaan.