Sisäinen viestintä on yksi yleisimmistä haasteista organisaatioissa. Moni on vuosien mittaan yrittänyt kehittää sitä: on laadittu viestintäsuunnitelmia, otettu käyttöön uusia työkaluja ja järjestetty työpajoja. Silti ongelmat jatkuvat. Ne eivät katoa, vaan muuttavat muotoaan.
Usein sisäinen viestintä koetaan joko liian raskaaksi ja ylisaturoituneeksi, kun tietoa tulvii jatkuvasti useista kanavista tai katkonaiseksi ja epäselväksi, kun tärkeä tieto ei tavoita oikeita ihmisiä oikeaan aikaan. Ja joskus, hämmentävästi, molemmiksi yhtä aikaa.
Miksi sisäinen viestintä takkuaa?
Usein ongelma ei ole yksittäinen viesti tai kanava. Kyse on kokonaisuudesta, joka ei toimi. Viestinnän rakenteet, vastuut ja odotukset ovat epäselviä tai eivät elä arjen mukana. Organisaatiot muuttuvat, mutta viestintäkäytännöt jäävät vanhoiksi.
Työelämän muutokset kuten etä- ja hybridityö, tiimien hajautuminen ja projektityön yleistyminen haastavat viestintää entisestään. Kun työn rytmi ja tapa muuttuvat, myös viestinnän rakenteiden tulisi muuttua mukana.
Työkalut eivät ratkaise, vaan käytännöt
Toimiva sisäinen viestintä rakentuu ennen kaikkea selkeistä, jaetuista käytännöistä. Siitä, että viestintä on tavoitteellista, vuorovaikutteista ja suunnitelmallista. Viestintä ei ole tekniikkaa vaan ihmisten välistä ymmärrystä ja luottamusta.
Moni organisaatio yrittää ratkaista viestintäongelmia ottamalla käyttöön uusia työkaluja. Slack, Teams, Viva Engage, uusi intranet tai viikkokatsaus. Nämä voivat tukea viestintää, mutta yksinään ne eivät riitä.
Hyvä viestintä vastaa kolmeen kysymykseen:
- Mikä on tärkeää juuri nyt
- Kenelle tämä tieto kuuluu
- Missä ja miten tämä tieto tavoittaa oikeat ihmiset oikeaan aikaan
Jos näihin ei ole yhteisiä vastauksia, syntyy tilanne, jossa kaikki viestivät paljon, mutta kukaan ei tiedä, mitä on oikeastaan sovittu.
Viestintää ei tarvitse olla enemmän, sen täytyy olla selkeämpää
Hyvä sisäinen viestintä ei ole määrällinen kysymys. Kyse on siitä, että viestit ovat ymmärrettäviä, tarpeellisia ja oikea-aikaisia. Se ei tarkoita jatkuvaa tiedottamista vaan pysähtymistä ja ajattelua: miksi viestimme ja mitä haluamme saada aikaan.
Me Kasvussa uskomme, että viestintä ei ole vain tiedon jakamista. Se on ennen kaikkea vuorovaikutusta ja yhteistä ajattelua. Kun ihmiset kokevat tulevansa kuulluiksi ja ymmärretyiksi, myös tieto kulkee paremmin.
Sisäisen viestinnän kehittäminen ei vaadi suurta projektia. Usein alkuun pääsee pysähtymällä ja kysymällä oikeita kysymyksiä. Tässä muutamia, jotka voivat auttaa:
• Mihin meillä kuluu eniten aikaa viestinnässä ja missä tieto katkeaa
• Mitä oletamme toisten tietävän, vaikka emme ole sanoneet sitä ääneen
• Mitkä kanavat tukevat työtämme ja mitkä kuormittavat
• Mitä viestinnällä oikeastaan tavoitellaan: haluammeko tiedottaa, ymmärtää, osallistaa vai aktivoida
• Miten voisimme yksinkertaistaa viestintää niin, että viestien määrä vähenee, mutta vaikuttavuus kasvaa
Pohdintakysymyksiä sisäisen viestinnän kehittämiseen
Toimiva sisäinen viestintä ei ole vain tehokkuutta. Se on sujuvaa yhteistyötä, selkeyttä ja tunnetta siitä, että olemme samassa veneessä.
