Asiakkaan toiveesta tämä asiakastarina on julkaistu anonyymisti. Organisaatio ei halunnut tulla tunnistetuksi, sillä käsiteltävä aihe liittyi pitkään jatkuneeseen työyhteisön haastavaan tilanteeseen. Vaikka asiakkaan nimeä tai toimialaa ei kerrota, tarina perustuu todelliseen valmennusprosessiin ja sen vaikutuksiin. Syvennytään artikkelissa siihen miten varmistaa toimiva työyhteisön vuorovaikutus kriisiytyneessä tilanteessa.
Kun työyhteisön vuorovaikutus oli ajautunut umpikujaan
Työyhteisön haastavimmat tilanteet syntyvät harvoin yhdessä hetkessä. Ne rakentuvat vähitellen vuosien aikana ja näkyvät lopulta luottamuksen heikkenemisenä, yhteistyön vaikeutumisena ja keskustelun vähenemisenä. Näin oli myös tässä tapauksessa.
Kyseessä oli kansainvälisen konsernin liiketoiminnan kannalta kriittinen tiimi, jossa työyhteisön vuorovaikutus ja yhteistyö oli heikentynyt pitkän ajan kuluessa. Organisaatiomuutokset, muuttuneet vastuut, epäselvät roolit ja ratkaisemattomat ristiriidat olivat vähitellen johtaneet tilanteeseen, jossa yhteinen tekeminen oli muuttunut kuormittavaksi. Tilanteen ratkaisemiseksi oli jo tehty paljon ennen Kasvussa Oy mukaantuloa.
Organisaatio oli tehnyt pitkäjänteistä yhteistyötä työterveyshuollon kanssa, työpsykologi oli tukenut tiimiä useissa eri vaiheissa ja yhteistyötä oli pyritty vahvistamaan myös muuttamalla esihenkilörakenteita sekä tiimin kokoonpanoa. Näistä toimenpiteistä huolimatta pysyvää muutosta ei ollut syntynyt.
Pitkittynyt tilanne oli alkanut näkyä myös henkilöstössä. Osa ihmisistä oli päättänyt lähteä tiimistä, koska tulehtunut ilmapiiri oli jatkunut liian pitkään. Koska kyseessä oli liiketoiminnan kannalta keskeinen tiimi, tilanteen ratkaiseminen oli noussut myös konsernijohdon prioriteetiksi. Organisaatiossa tunnistettiin, ettei kyse ollut enää yksittäisistä henkilöristiriidoista, vaan koko tiimin toimintakyvystä.
Aloituskysely vahvisti tilanteen vakavuuden
Ennen valmennuksen käynnistymistä toteutettu lähtökysely antoi pysäyttävän kuvan tilanteesta. Luottamus arvioitiin heikoksi. Yhteistyö ja tiedonkulku koettiin puutteellisiksi, eikä konfliktien käsittelyä pidetty rakentavana. Useat osallistujat kuvasivat tiimin jakautuneen kahteen leiriin.
Eräs osallistuja kirjoitti:
”En oikeastaan voi puhua tiimistä, koska siitä ollaan niin kaukana.”
Toinen kuvasi yhteisen suunnan kadonneen kokonaan. Vastauksissa toistuivat samat ilmiöt: epäselvät roolit, ratkaisemattomat ristiriidat, heikentynyt luottamus ja tunne siitä, ettei tilannetta enää pystyttäisi ratkaisemaan omin voimin. Kokonaisuudessaan työyhteisön vuorovaikutus koettiin syyttelevänä ja puutteellisena.
Samalla kysely toi näkyväksi myös jotain ratkaisevaa. Vaikka ihmiset olivat väsyneitä tilanteeseen, he eivät olleet luopuneet toivosta. Lähes kaikki halusivat löytää keinon rakentaa yhteistyö uudelleen. Juuri tähän tarpeeseen valmennus lähti vastaamaan.
Tavoitteena ei ollut ratkaista yhtä konfliktia vaan varmistaa toimiva työyhteisön vuorovaikutus
Kasvussa Oy tehtäväksi annettiin auttaa tiimiä palauttamaan keskusteluyhteys ja luomaan edellytykset pitkäjänteiselle muutokselle.
Valmennuksen tavoitteena ei ollut etsiä syyllisiä eikä ratkaista yksittäistä ristiriitaa. Tarkoituksena oli auttaa koko tiimiä ymmärtämään paremmin omaa tilannettaan ja niitä ilmiöitä, jotka olivat vuosien aikana johtaneet yhteistyön vaikeutumiseen.
Samalla tavoitteena oli purkaa turvallisesti syntynyttä vastakkainasettelua, vahvistaa keskinäistä luottamusta ja rakentaa yhteistä ymmärrystä siitä, miten yhteistyötä voitaisiin kehittää eteenpäin. Tärkeänä tavoitteena oli myös vahvistaa osallistujien kykyä käydä rakentavaa dialogia vaikeistakin asioista sekä kehittää palautekulttuuria niin, että ristiriitoja pystyttäisiin käsittelemään aiempaa avoimemmin.
Koska haastava tilanne kuormitti myös esihenkilöitä, valmennuksessa haluttiin tarjota heille konkreettista tukea tilanteen johtamiseen. Tavoitteena oli rakentaa toimintatapoja, jotka jäisivät osaksi arkea vielä valmennuksen päättymisen jälkeen.
Kyseessä oli kansainvälinen tiimi, joten koko prosessi toteutettiin englanniksi.
Ratkaisuna dialogivalmennus
Valmennus rakennettiin kolmen toisiaan täydentävän dialogin kokonaisuudeksi. Ensimmäisessä vaiheessa keskityttiin vuorovaikutukseen ja luottamuksen rakentamiseen. Toisessa vaiheessa tarkasteltiin yhteistyötä ja yhdessä oppimista. Kolmannessa vaiheessa syvennyttiin palautteen antamiseen sekä ristiriitojen rakentavaan käsittelyyn.
Työskentelyn perustana oli dialogi. Sen sijaan, että osallistujille olisi tarjottu valmiita ratkaisuja, heitä ohjattiin tutkimaan yhdessä omaa toimintaansa, kuuntelemaan toisiaan aidosti ja rakentamaan yhteistä ymmärrystä tilanteesta.
Yksi prosessin merkittävimmistä vaiheista oli yhteistyötä kuormittaneen ydinongelman tunnistaminen ja sanoittaminen. Kun ongelma pystyttiin ensimmäistä kertaa nimeämään yhdessä, myös sen vaikutukset yhteistyöhön, luottamukseen ja arjen toimintaan tulivat näkyviksi. Tämä loi perustan sille, että katse voitiin vähitellen suunnata menneisyyden sijaan tulevaisuuteen.
Valmennuksissa harjoiteltiin myös konkreettisia vuorovaikutustaitoja. Aktiivinen kuunteleminen, rakentava palautteen antaminen ja vastaanottaminen sekä avoimien kysymysten esittäminen eivät jääneet teoriaksi, vaan niitä harjoiteltiin käytännössä osallistujien omien tilanteiden kautta. Käänteen tekevä hetki yhteisen ilmapiirin osalta oli kahden keskiset palautteenannot jakamalla toiveita ja kiitosta toisilleen.
Muutos näkyi jo valmennuksen aikana
Valmennuksen jälkeen osallistujat arvioivat kehittyneensä erityisesti kuuntelemisessa, palautteen antamisessa, muiden näkökulmien ymmärtämisessä ja rakentavassa vuorovaikutuksessa.
Palautteissa nousivat esiin esimerkiksi seuraavat oivallukset:
”Minun pitäisi kuunnella enemmän ennen kuin jaan omat ajatukseni.”
”Yritän ymmärtää paremmin eri sidosryhmiä ja heidän tarpeitaan.”
”Minusta tuli parempi kuuntelija.”
”Haluan esittää enemmän kysymyksiä.”
”Annan jatkossa enemmän tilaa muille.”
Erityisen merkittävää oli, että palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta tuli koko tiimin yhteinen kehittämisen kohde. Valmennuksessa opitut palautemenetelmät koettiin niin hyödyllisiksi, että niitä alettiin hyödyntää myös valmennusten jälkeen osana arjen yhteistyötä. Samalla tiimi onnistui tunnistamaan yhteistyötä kuormittaneen ydinhaasteen ja tekemään yhteisen päätöksen suunnata katse tulevaisuuteen menneiden ristiriitojen sijaan.
Työyhteisön vuorovaikutus palautui – ja samalla palautui yhteistyö
Valmennuksen myötä vastakkainasettelu alkoi vähitellen purkautua.
Tiimin jäsenet ymmärsivät aiempaa paremmin oman vaikutuksensa yhteiseen ilmapiiriin ja yhteistyöhön. Luottamuksen rakentaminen käynnistyi uudelleen, palautekulttuuri vahvistui ja yhteistyö muuttui avoimemmaksi.
Myös esihenkilöt kokivat saavansa uusia välineitä haastavan tilanteen johtamiseen. Samalla vastuuta arjen vuorovaikutuksesta pystyttiin palauttamaan takaisin koko tiimille.
Merkittävin muutos ei kuitenkaan ollut yksittäisen konfliktin ratkaiseminen. Merkittävin muutos oli se, että ihmisillä palautettiin kyvykkyyden tunne tilanteen ratkaisemisesta. Yhteys ihmisten välillä lähti rakentumaan uudelleen keskinäisen ymmärryksen kautta.
Puoli vuotta myöhemmin vaikutukset näkyivät edelleen
Noin kuusi kuukautta valmennuksen päättymisen jälkeen järjestettiin seurantatapaaminen organisaation edustajan kanssa. Sinä aikana organisaatiossa oli toteutettu uusia organisaatiouudistuksia, henkilöstömuutoksia ja muutosneuvotteluja, eli tilanteita, jotka olisivat aiemmin voineet horjuttaa yhteistyötä merkittävästi. Tästä huolimatta yhteistyön todettiin olevan vakaampaa kuin ennen valmennusta.
Valmennuksen aikana käyttöön otettuja palautteenannon ja dialogin käytäntöjä oli jatkettu aktiivisesti. Niistä oli muodostunut osa tiimin arkea.
Tilaajan näkökulmasta merkittävin havainto kiteytyi yhteen lauseeseen:
”Yleisesti tiimin kanssa menee helpommin nykyään.”
Aiemmin organisaatiossa huolta herättänyt tiimi ei enää noussut esiin ongelmien kautta. Sen sijaan keskusteluissa korostui tarve antaa tiimille työrauha tehdä työnsä ja jatkaa kehittymistään.
Mitä tästä voidaan oppia?
Pitkittyneet työyhteisökonfliktit eivät yleensä ratkea nopeasti. Usein niiden taustalla on vuosien aikana rakentuneita toimintamalleja, ratkaisemattomia ristiriitoja ja heikentynyttä luottamusta, joita ei voida korjata pelkillä organisaatiomuutoksilla tai henkilövaihdoksilla.
Tässäkin tapauksessa oli kokeiltu useita erilaisia ratkaisuja ennen dialogisen valmennuksen käynnistymistä. Käänne tapahtui vasta silloin, kun ihmisille syntyi turvallinen tila pysähtyä yhdessä tutkimaan omaa toimintaansa, kuunnella toisiaan aidosti ja rakentaa yhteistä ymmärrystä siitä, miten yhteistyötä voitaisiin tehdä uudella tavalla. Kun ihmisille vahvistuu kyvykkyyden tunne, että yhteiset haasteet voidaan ratkaista yhdessä.
Työyhteisön haastavimmat tilanteet eivät vaadi täydellisiä ihmisiä. Ne vaativat rohkeutta kohdata vaikeatkin asiat yhdessä. Kun dialogille annetaan tilaa, myös vuosien aikana rakentunut vastakkainasettelu voi alkaa vähitellen purkautua. Juuri siitä tässä valmennusprosessissa oli kyse.
Ota meihin yhteyttä, mikäli tunnistit tästä asiakastarinasta teidän työyhteisön ja kaipaat apua dialogin jälleenrakentamisessa.
